Je gegevens, apps en software opslaan op de harde schijf van je computer, op een externe harddrive of zelfs nog op een stickie, wie kent het niet! De laatste jaren zijn de mogelijkheden echter behoorlijk uitgebreid, zo niet verbeterd. Veel bedrijven zijn inmiddels overgestapt naar (gedeeltelijk) werken in de cloud. Maar is dat wel zo handig? En ook niet onbelangrijk: is dat wel zo veilig? Want je wil natuurlijk niet dat je je gegevens kwijt raakt, of misschien wel erger, dat je gegevens gehackt worden.
Om je wat meer overzicht te geven zal ik hier wat voor- en nadelen op een rijtje zetten.
Voordelen:
- Het maakt niet uit waar je bent: jij en je medewerkers kunnen altijd en overal online (samen)werken, mits er een internetverbinding is. Dit maakt het makkelijker om thuis of onderweg te werken.
- Geen onderhoud nodig en de cloud ‘verslijt’ niet. Je computer moet je eens in de zoveel jaar vervangen, net als andere opslagmedia. Je sofwarelicencies jaarlijks vernieuwen is een kostbare en tijdrovende bezigheid. De cloud verouderd niet, heeft geen onderhoud nodig en software wordt automatisch bijgewerkt door de leverancier.
- Je kunt makkelijk opschalen of afschalen. Heb je meer opslagcapaciteit of professionelere programma’s nodig? Verhoog je abonnement en je kunt weer verder.
- Het is veilig! Leveranciers in de cloud optimaliseren voortdurend hun beveiliging waardoor de kans klein is dat hackers of virussen toegang krijgen tot je data. Ook worden je gegevens continue geback-upt. Je laptop kan echter crashen waardoor je alles kwijtraakt. Of je laptop wordt gestolen, waarmee de dief vrij makkelijk bij jouw gegevens komt. Of er ontstaat brand in je kantoor, waardoor je alles kwijt raakt.
- Systemen en applicaties kunnen aan elkaar gekoppeld worden. Denk aan bijvoorbeeld je boekhoudprogramma en je kassasysteem
Nadelen:
- Je bent afhankelijk van het internet. Alles staat of valt met het goed en snel werken van de netwerkverbinding. Ligt het internet eruit, dan kun je niets.
- Je bent als organisatie zelf verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens in de cloud. Let dus goed op met inloggegevens. En als een werknemer je organisatie verlaat, zorg er dan voor dat zijn/haar account verwijderd of gewijzigd wordt.
- Je kunt je werknemers (of jezelf) het gevoel geven dat ze altijd paraat moeten staan. Maak daar duidelijke afspraken over, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
- Data kan gehackt worden. Hoe veilig je bestanden ook zijn in de cloud, er is natuurlijk altijd een risico dat het wel mis gaat.